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Governance-Themen

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Relevanz
Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit hilft uns dabei, unsere Stakeholder in Zielsetzungsprozesse einzubinden sowie allfällige Probleme frühzeitig zu erkennen. Deshalb fördern wir die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf allen Ebenen: mit Lieferanten und Dienstleistern, mit Behörden, Anwohnerinnen und Anwohner, unseren Aktionärinnen und Aktionären und der Bevölkerung bei Projektentwicklungen sowie mit Mietparteien von Bestandsliegenschaften. Die Zusammenarbeit beruht auf kooperativen und langfristigen Beziehungen. Auch Verlässlichkeit hat für uns einen hohen Stellenwert und schafft Vertrauen bei unseren Partnern.


Voraussetzung für eine Partnerschaft mit unseren Lieferanten und Dienstleistern ist – neben der hohen Qualität und dem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis – das gegenseitige Verständnis im Hinblick auf ökologische, soziale und ethische Themen. So legen wir bei unseren Auftragsvergaben stets Wert auf die Einhaltung von Nachhaltigkeitsanforderungen, auf lokale Verbundenheit sowie auf qualitätsorientierte und verlässliche Zusammenarbeit.


Umgang mit dem Thema
Um die kontinuierliche Einbindung unserer Interessengruppen sicherzustellen, haben wir verschiedene Prozesse etabliert. Dazu gehört beispielsweise das jährlich stattfindende Nachhaltigkeitsforum. Die Zufriedenheit unserer Mietparteien sowie Nutzerinnen und Nutzer erheben wir periodisch anhand von Befragungen. Bei Projektentwicklungen legen wir grossen Wert darauf, die Anliegen verschiedener Anspruchsgruppen zu berücksichtigen. Die Neugestaltung des Lebensraums Metalli illustriert unseren Ansatz (siehe GRI 413-1).


Dank der Zusammenarbeit mit unseren Partnern Switzerland Innovation Park Central und Spaces (Co-Working) kann Zug Estates Unternehmen in der Suurstoffi verschiedenste Optionen bei der Anmietung von Büroflächen anbieten. Das im Jahr 2022 gemeinsam ausgearbeitete Konzept sieht vor, dass Unternehmen vom Start-up bis zum Grossunternehmen flexibel Mietflächen und Dienstleistungen anmieten bzw. einkaufen und reduzieren können.


Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ist Zug Estates auch bei der bestehenden Mieterschaft wichtig. So hat Zug Estates die Referenzzinssatzsenkungen der letzten Jahre immer unaufgefordert ihren Mietparteien weitergegeben.

Ergebnisse und Evaluation
GRI 204-1 Anteil an Ausgaben für lokale Lieferanten



Zug Estates ist bestrebt, wenn immer möglich lokale und regionale Lieferanten zu berücksichtigen. Damit leisten wir einen Beitrag zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts Schweiz sowie zur Reduktion von Treibhausgasemissionen durch lange Transportwege. Im Berichtsjahr 2021 belief sich der Anteil unserer Investitionen in Fremdwährungen oder im Ausland auf rund 1.08%. Dies verdeutlicht, dass wir bereits heute fast ausschliesslich Aufträge in die Schweiz vergeben und nur ein Bruchteil unserer Investitionen ins Ausland fliesst.


GRI 413-1 Betriebsstätten mit Einbindung der lokalen Gemeinschaften, Folgenabschätzungen und Förderprogrammen

Im Zusammenhang mit der Projektentwicklung Lebensraum Metalli fördern wir den Dialog mit der Bevölkerung durch phasenbezogene Ausstellungen, Publikationen und eine Projektwebsite (www.lebensraum-metalli.ch). Eine zweiwöchige Ausstellung in der Einkaufspassage Metalli zeigte die historische Entwicklung des Gebiets auf und stellte gleichzeitig die Frage nach der künftigen Funktionalität. Eine Grosszahl an Interessierten nutzte diese Gelegenheit, sich im persönlichen Gespräch mit Vertreten- den des Projektteams, per Handzettel oder über die Website einzubringen. Die Erkenntnisse integrieren wir kontinuierlich in den Planungsprozess. Dies ermöglicht uns, das Areal im Einklang mit der Gesamtentwicklung der Stadt Zug zu entwickeln und auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer sowie der Lokalbevölkerung auszurichten.


GRI 102-43 Ansatz für die Einbindung von Stakeholdern



GRI 102-44 Wichtige Themen und hervorgebrachte Anliegen



Hauptzielgruppe

Frequenz Kontaktaufnahme

Art der Kontaktaufnahme

Wichtigste Anliegen der Gruppe

Aktionärinnen und Aktionäre sowie Investorinnen und Investoren

Regelmässig

− General-versammlung

− Berichterstattung
− Medienmitteilung
− Website

− Webcast

− Sichere Wertanlage

− Attraktive Kursperformance

− Stabile Ausschüttungsquote

− Mitbestimmungsrechte

− Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Analysten

Regelmässig

− Berichterstattung
− Roadshows
− E-Mail/Telefon
− Nachhaltigkeits-forum

− Property-Tour

− Transparente, vollständige Berichterstattung

− Entwicklungspotenzial des Unternehmens

− Einblick in die Unternehmensstrategie

− Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Mieterinnen und Mieter

Bei Bedarf

− Mieter-App (Suurstoffi)

− Brief/Aushänge

− E-Mail/Telefon

− Website

− Information über Veränderungen

− Einfache Kontaktaufnahme

− Schnelle Bearbeitung von Anfragen

− Transparente, einfache Abrechnung

Medien

Bei Bedarf

− Medienmitteilungen

− E-Mail/Telefon

− Neuigkeiten zu Bauprojekten

− Kurze Reaktionszeiten

− Meldungen mit Newswert

Mitarbeitende

Häufig

− Veranstaltungen

− E-Mail

− Umfragen

− Monatliche Mitarbeiterinformation (physisch oder online)

− Intranet

− Weiterentwicklungs-möglichkeiten

− Transparente und offene Kommunikation

− Innovativer und nachhaltige Arbeitgeberin

− Flexible und selbstbestimmte Arbeitszeitgestaltung

− Offene und persönliche Unternehmenskultur

Öffentlichkeit und Zuger Bevölkerung

Bei Bedarf

− Ausstellungen (Metalli) − Website
− Social Media

− Lebensräume mit einem Mehrwert für die Allgemeinheit

− Mitspracherecht/Beteiligung bei Bauvorhaben

− Regelmässige Information über Fortschritte/Planungsstand

Behörden und Politik

Regelmässig

− Nachhaltigkeits-forum
− Sitzungen
− E-Mail/

Telefon/Briefpost

− Partnerschaftliche Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung

− Städtebauliche Entwicklung im Einklang mit dem Stadtbild Zug

− Miteinbezug der Bevölkerung bei Bauprojekten (Mitwirkung)

− Zusammenbringen verschiedener Interessen

Geschäftspartner und Lieferanten

Bei Bedarf

− Nachhaltigkeits-forum

− E-Mail/Telefon

− Langfristige Zusammenarbeit zu wirtschaftlich attraktiven Konditionen

Transparente Kommunikation

Relevanz
Durch eine transparente Kommunikation stärken wir das Vertrauen unserer Anspruchsgruppen und stellen die Glaubwürdigkeit von Zug Estates sicher. Im ganzen Unternehmen sollen unsere Grundsätze der transparenten Kommunikation angewendet werden: Relevanz, Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit. Die transparente Kommunikation erreichen wir dank klaren, zielgruppen- und stufengerechten Botschaften und durch die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle. Wir verfolgen eine offene Kommunikationsstrategie, welche die Gleichbehandlung aller Zielgruppen sicherstellt.


Umgang mit dem Thema
Bei der Kommunikation gegenüber Investoren halten wir uns an die Regeln der Schweizer Börse (SIX Swiss Exchange). Dazu hat Zug Estates ein Reglement zu Publikationspflichten und der Offenlegung von Management-Transaktionen erstellt. Des Weiteren veröffentlicht Zug Estates jährlich einen Nachhaltigkeitsbericht nach den international anerkannten GRI-Standards. In diesem Zusammenhang tauschen wir uns regelmässig mit ESG-Rating-Unternehmen aus.


Wir stehen über unsere Bewirtschaftung laufend mit unseren Mieterinnen und Mietern in Kontakt und informieren sie auch über unsere Website, durch Aushänge oder direkt per E-Mail oder Brief frühzeitig über Veränderungen. Auf dem Suurstoffi-Areal haben wir zudem eine Mieter-App in Betrieb, um die Mieterkommunikation zu vereinfachen. Wir evaluieren laufend Möglichkeiten, die digitale Mieterkommunikation weiter auszubauen.


Unsere Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, in der zweijährlichen Mitarbeitendenumfrage eine Beurteilung zur internen Kommunikation abzugeben. In diesem Bereich streben wir eine gute bis sehr gute Beurteilung an. Seit 2020 führen wir monatliche Informationsveranstaltungen für unsere Mitarbeitenden durch, bei denen die Vertretenden der Geschäftsleitung oder des Kaders über aktuelle Entwicklungen informieren. Unser Ziel ist es, pro Geschäftsbereich mindestens zehn Veranstaltungen pro Jahr (vor Ort oder online) durchzuführen. Dieses Ziel wurde im Berichtsjahr 2021 erreicht.


Green Bond Reporting
Zug Estates hat zwei Green Bonds emittiert. Die Green-Bond-Vorgaben verpflichten Zug Estates zu einem regelmässigen Reporting. Neben der Mittelverwendung soll darin beschrieben werden, wie sich die eingesetzten Mittel auf Natur und Umwelt auswirken. Die Aufbereitung und Auswertung der Kennzahlen erfolgt durch die Amstein + Walthert AG, Zürich. Das Reporting kann auf der Website von Zug Estates eingesehen werden.

Ergebnisse und Evaluation
GRI 201-4 Finanzielle Unterstützung durch die öffentliche Hand



Im Jahr 2021 haben wir in Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie Kurzarbeitsentschädigungen für den Hotelbetrieb im Umfang von TCHF 744 erhalten (Vorjahr: TCHF 1 311). Die Hotelbusiness Zug AG hat staatliche Härtefallbeiträge in der Höhe von TCHF 2 100 (Vorjahr: keine Beiträge) erhalten. Zudem erhalten wir vom Bund jeweils Einmalvergütungen (EIV) für die Investitionen in unsere Photovoltaik-Anlagen. Die Einmalvergütung betrug im Jahr 2021 TCHF 144 (Vorjahr: keine).


GRI 415-1 Parteispenden



Wir haben im Berichtsjahr keine Parteispenden erhalten oder getätigt.

Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Relevanz
Eine verantwortungsvolle Unternehmensführung ergibt sich für Zug Estates durch das Befolgen unserer unternehmerischen Leitsätze und Werte. Dazu gehört, dass wir langfristige Profitabilität vor kurzfristiges Gewinnstreben stellen. Integrität, Compliance und Ethik sind für uns zentral. Daraus folgt, dass wir jegliche Form von Korruption verurteilen und Verstösse gegen regulatorische Vorgaben sowie Verletzungen des Persönlichkeitsschutzes oder der persönlichen Integrität, beispielsweise durch sexuelle Belästigung, nicht dulden.


Umgang mit dem Thema

Richtlinie Geschenke und Einladungen (Korruptionsprävention)

Eine Massnahme zur Vorbeugung von Korruption ist eine klare Regelung für den Umgang mit Geschenken und Einladungen (Richtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen (Korruptionsprävention). Folgende Grafik fasst die Richtlinie zusammen:


Geschenke



Die in der Grafik erwähnten CHF 200 sind pro Begünstigte oder Begünstigten und Jahr zu verstehen.


Die Mitarbeitenden der Zug Estates Gruppe sind verpflichtet, eine Meldung über jede ihnen bekannte, versuchte oder vollendete Verletzung der Vorgaben dieser Richtlinie zu erstatten, und zwar sowohl betreffend Zuwendungen an als auch betreffend Zuwendungen von Dritten.


Auch bei einem entsprechenden Verdacht ist von den Mitarbeitenden der Zug Estates Gruppe eine Meldung zu er- statten. Diese Meldungen werden auf Wunsch anonym behandelt. Dem oder der Meldenden erwachsen aus einer berechtigten Meldung keine Nachteile.


Als Meldestellen stehen innerhalb der Zug Estate Gruppe zur Verfügung:


— Der/die direkte/nächsthöhe Vorgesetzte
— Der/die Compliance-Verantwortliche
— Der/die Vorsitzende des Prüfungsausschusses (Audit Committee) der Zug Estates Holding AG.


Weiter fungiert die Reichenbach Rechtsanwälte AG als externe Meldestelle der Zug Estates Holding AG.


Code of Conduct
Die Unternehmenswerte und Grundsätze verantwortungsvoller Unternehmensführung kommunizieren wir in Form des Code of Conduct klar und verständlich gegenüber unseren Mitarbeitenden. Er ist integraler Bestandteil aller Arbeitsverträge. Die Mitarbeitenden von Zug Estates werden über Anpassungen informiert. Der Code of Conduct ist zentral sowie für jedermann zugänglich auf einer internen Wissensdatenbank abrufbar. Im Falle von (vermuteten) Verstössen können sich die Mitarbeitenden sowohl an interne Meldestellen als auch an eine externe Meldestelle (Rechtsanwaltskanzlei) wenden. Jede Beschwerde wird vertraulich behandelt und untersucht. Vergeltungsmassnahmen gegen Mitarbeitende, die in gutem Glauben Meldungen machen, sind untersagt. Die zuständigen Stellen schützen jedoch auch die Rechte der beschuldigten Person. Weitere Informationen zum Beschwerdeprozess siehe Seite 36.


Spesen
Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Mitarbeitende erhalten sämtliche geschäftlich begründeten Spesen vergütet. Geschäftsleitungsmitglieder und Kader-Mitarbeitende können abhängig von ihrer Kaderstufe Kleinspesen bis zu einem Grenzbetrag nicht verrechnen, erhalten im Gegenzug jedoch einen monatlichen, reglementarisch festgelegten Pauschalspesenbetrag erstattet.


Entstandene Spesen werden nur gegen die Vorlage eines entsprechenden Kaufbelegs und mit Angabe des Grunds für die Ausgabe erstattet. Der/die direkte Vorgesetzte sowie die für das Personalwesen verantwortliche Person prüfen bei jedem Spesenantrag vor der Auszahlung, ob dieser geschäftlich begründet ist und mit den Reglementen der Zug Estates sowie den gesetzlichen Bestimmungen überein- stimmt. Die Spesen des CEO werden durch den Verwaltungsratspräsidenten genehmigt. Zudem unterliegen Auszahlungen an VR, Geschäftsleitung und Mitarbeitende der stichprobenweisen jährlichen Prüfung durch die externe Revisionsstelle. Das Spesenreglement wurde von der Steuerverwaltung des Kantons Zug geprüft und genehmigt.


Insiderhandel
Insiderinformationen sind vertrauliche Informationen, deren Bekanntwerden geeignet ist, den Kurs von Effekten einer börsenkotierten Gesellschaft erheblich zu beeinflussen (Art. 2j FinfraG). Eine Information hat einen erheblichen Einfluss auf den Kurs von Effekten, wenn wahrscheinlich ist, dass ein Investor/eine Investorin eine solche Information beim Investitionsentscheid (Kauf, Verkauf oder Halten entsprechender Effekten) berücksichtigen würde, wenn er/sie Kenntnis von ihr hätte.


Die Mitglieder des Verwaltungsrats, die Geschäftsleitung der Gesellschaft sowie von Tochtergesellschaften der Zug Estates Holding sowie weitere Mitarbeitende der Zug Estates haben Kenntnis von Insiderinformationen. Das Reglement zum Wertschriften- und Insiderhandel verbietet den Insiderhandel, beschreibt die Geheimhaltungspflicht und listet mögliche Sanktionen bei Verstössen auf. Die darin definierten Handelssperrfristen für Aktien sind im Corporate-Governance-Bericht (Geschäftsbericht 2021, Seite 35) publiziert.


Unternehmen, die aufgrund ihrer Tätigkeit mit Zug Estates Einsicht in vertrauliche Informationen haben, gelten möglicherweise als Insider im Sinne des Finanzmarktinfrastrukturgesetzes (FinfraG). Mittels einer Geheimhaltungsvereinbarung regelt Zug Estates den Umgang mit vertraulicher Information mit externen Partnern.

Ergebnisse und Evaluation
GRI 201-2 Finanzielle Folgen des Klimawandels für die Organisation und andere mit dem Klimawandel verbundene Risiken und Chancen


Die finanziellen Folgen des Klimawandels und anderer mit dem Klimawandel verbundener Risiken (siehe Seite 16) sind Bestandteil des jährlich von Verwaltungsrat und Management erarbeiteten Risikoberichts. Sie fliessen ein in die Entwicklung unserer Areale – sowohl bezüglich Architektur und Ausstattung unserer Gebäude als auch bezüglich der Gestaltung der Aussenräume.


GRI 205-3 Bestätigte Korruptionsvorfälle und ergriffene Massnahmen



Keine.


GRI 307-1 Nichteinhaltung von Umweltschutzgesetzen und -verordnungen



Keine.


GRI 419-1 Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften im sozialen und wirtschaftlichen Bereich


Keine.

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